En tom innboks er verdens beste følelse og gjør det enkelt å behandle nye e-poster effektivt. Her er min e-post strategi for en mer produktiv hverdag
Les også: 15 hemmeligheter som gjør de suksessfulle ultraproduktive
Det kan hende det bare er meg, men jeg får litt fnatt når jeg ser andre som har over 1000 uleste meldinger i innboksen. Selv har jeg stort sett noen håndfulle (alle leste) e-poster liggende i innboksen og alle er stort sett flagget for oppfølging. Dette er måten jeg holder en tom innboks:
Tom innboks – Slik gjør jeg det:
1. Sjekker e-post noen få ganger
Jobben krever at jeg er tilgjengelig på e-post, men dette betyr ikke at jeg må være tilgjengelig kontinuerlig. Innboksen kan fort bli en distraksjon i hverdagen hvis hver e-post skal ta fokuset mitt fra det jeg egentlig gjør. Jeg prøver derfor å sjekke e-posten bare noen få ganger for dagen (Som i punkt 7 her). Dette kan være f. eks klokken 9-12-15.
2. Behandler e-posten umiddelbart
Når jeg sjekker e-post går jeg rett og slett på et lite raid hvor jeg optimalt sett kun trenger å se en e-post én gang (Som i punkt 13 her). E-posten behandles umiddelbart gjennom punktene 3-7. Erfaringsmessig går det mye mindre tid å ta slike raid med e-posten noen få ganger dagen, enn å ta e-post for e-post idet de kommer inn i innboksen. Målet med hvert raid er en tom innboks.
3. Sletter de e-poster uten mål og mening
Jeg får mye e-poster hvor jeg ikke skal gjøre eller svare noe og der hvor e-posten i seg selv ikke inneholder informasjon jeg trenger å beholde. Dette kan f. eks være korte enkle e-poster som gir meg informasjon som jeg kun trenger én gang. Info om et flyttet møte eller annen info med kort levetid. De slettes, umiddelbart etter jeg har lest.
4. Arkiverer informerende e-poster
E-poster som derimot inneholder informasjon jeg kan trenge i framtiden, men som jeg ikke skal gjøre noe med går rett inn i arkiv. Her er det lurt å bygge opp et godt strukturert e-postarkiv så du finner igjen det du trenger senere.
5. Kan det løses på under 5 minutter?
Noen e-poster krever ikke annet enn et lite svar, videresending eller at jeg fikser en liten ting. Hvis dette kan gjøres på noen få minutter så gjør jeg det umiddelbart og sletter eller arkiverer e-posten. Vipps så var mailen ute av verden for godt. Det er ingen poeng å bruke noe mer tid på e-poster som dette, og ihvertfall ingen vits å ha en så enkel liten oppgave hengende etter seg.
6. Større oppgaver inn i kalenderen
Noen e-poster krever litt mer tid og fokus fra meg, disse setter jeg opp i kalenderen min når jeg skal gjøre og legger e-posten som vedlegg. Dermed får oppgaven en dedikert tid og jeg trenger ikke å tenke mer på den før jeg faktisk skal utføre oppgaven.
7. Fjerne og filtrere tilbakevendende e-poster
Nyhetsbrev, spam og unødvendige e-poster som kommer igjen og igjen er det bare å sette en stopper for. Hver gang du får et nyhetsbrev du ikke lenger leser, så slett abonnementet, umiddelbart! Får du andre irriterende e-poster og spam som fyller opp innboksen, så sett opp filter for å samle disse i en annen boks en innboksen din. Innboksen er for viktige e-poster.
Dette er den e-post strategi jeg har valgt for å ha en tom innboks og en mer produktiv hverdag. For meg er dette en veldig effektiv måte å behandle e-posten min, men her gjelder det å finne det som fungerer best for deg.
Anbefalt kurs om e-post produktivitet
Se kurset gratis i 2 måneder på Skillshare
